اگر می‌خواهید به کسب و کار خود اعتبار بیشتری ببخشید تا تمایل دیگران را برای همکاری با شرکت خوب بیشتری کنید، ثبت شرکت یکی از اولین مراحلی است که باید طی کنید. ثبت شرکت فرآیندی است که در طی آن اشخاص حقیقی و حقوقی قراردادی را بین خود امضا می‌کنند که این قرارداد حاوی قوانینی برای تعامل این اشخاص با یکدیگر و همچنین با اشخاص ثالث (خارج از شرکت) است. هروقت شرکتی به ثبت برسد، قراردادهای منعقده رسمی می‌شوند و دیگر مانند اسناد غیررسمی نخواهند بود. بنابراین بعدها کسی نمی‌تواند از وجود اساسنامه و سایر تصمیماتی که به ثبت می‌رسد اظهار بی‌اطلاعی کند.
برای اطلاع از مراحل ثبت انواع شرکتها می‌توانید ادامه مقاله را مطالعه کنید.
مرحله اول: انتخاب نوع شرکت
برای ثبت شرکت در ابتدا باید نوع آن را مشخص کنید. انواع مختلفی از شرکتها وجود دارند مانند شرکت‌های سهامی خاص، مسئولیت محدود، شرکت تضامنی، سهامی عام و... که تفاوت آن‌ها بر اساس نوع فعالیت و تعامل بین شرکا و سهامداران است.
طبعا بر اساس نوع شرکتی که انتخاب می‌کنید قواعد و قوانین در نتیجه نوع قرارداد و مراحل ثبت شرکت متفاوت خواهد بود. البته از آن‌جا که 90 درصد شرکت‌های ثبت‌شده از نوع سهامی خاص و مسئولیت محدود هستند، احتمالا انتخاب سختی را پیش‌رو نخواهید داشت. در ادامه مقاله به بارزترین مشخصات عمومی شرکت‌های تجاری می‌پردازیم.
انواع شرکتها در ایران
- شرکت‌های سهامی عام
- شرکت‌های سهامی خاص
- شرکت‌های مسئولیت محدود
- شرکت‌های تضامنی
- شرکت‌های نسبی
- شرکت‌های مختلط سهامی
- شرکت‌های مختلط غیرسهامی
- شرکت‌های تعاونی
- شرکت‌های سهامی عام
در شرکت‌های سهامی عام حداقل شرکا 5 نفر، حداقل سرمایه 500 هزار تومان و حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره نیز 5 نفر است و مسئولیت شرکا نیز به میزان مبلغ اسمی سهام هر شریک می‌باشد.
- شرکت‌های سهامی خاص
در شرکت‌های سهامی عام حداقل شرکا 3 نفر، حداقل سرمایه 100 هزار تومان و حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره 3 نفر است و مسئولیت شرکا نیز به میزان مبلغ اسمی سهام هر شریک می‌باشد.
- شرکت‌های مسئولیت محدود
در شرکت‌های مسئولیت محدود حداقل شرکا 2 نفر و حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره یک نفر است. محدودیتی برای سرمایه اولیه در این شرکت وجود ندارد و مسئولیت شرکا نیز نامحدود است و هر شریک مسئولیت کامل دارد.
- شرکت‌های تضامنی
در شرکت‌های تضامنی حداقل شرکا 2 نفر و حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره یک نفر است. برای سرمایه اولیه شرکت محدودیتی وجود ندارد و مسئولیت شرکا نیز نامحدود است.
- شرکت‌های نسبی
در شرکت‌های نسبی حداقل شرکا 2 نفر و حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره نیز یک نفر است و در این شرکتها نیز محدودیتی برای سرمایه اولیه وجود ندارد. مسئولیت شرکا هم به نسبت سهم هر شریک می‌باشد.
- شرکت‌های مختلط سهامی
در این شرکتها نیز حداقل شرکا 2 نفر و حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره یک نفر می‌باشد. برای سرمایه اولیه محدودیتی وجود ندارد و مسئولیت شرکای ضامن در آن نامحدود است. البته شرکای سهامی به میزان مبلغ اسمی هر شریک مسئولیت دارند.
- شرکت‌های مختلط غیرسهامی
در شرکت‌های مختلط غیرسهامی حداقل شرکا 2 نفر است و حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره نیز باید یک نفر باشد. در این شرکتها نیز برای سرمایه اولیه محدودیتی وجود ندارد. مسئولیت در این شرکتها نیز برای شرکای ضامن، نامحدود و برای شرکای غیر سهامی، به میزان سهم آن‌ها می‌باشد.
- شرکت‌های تعاونی
در شرکت‌های تعاونی حداقل شرکا 7 نفر و تعداد اعضای هیئت مدیره نیز باید بین 3 تا 7 نفر باشد. این شرکتها نیز محدودیتی برای سرمایه اولیه ندارند. همچنین در این شرکتها مسئولیت در صورت سهامی‌بودن به میزان مبلغ اسمی هر سهامدار و در صورت غیرسهامی‌بودن با توجه به تراضی شرکا در اساسنامه مشخص می‌شود.
مرحله دوم: آماده‌سازی مدارک موردنیاز برای ثبت شرکت
پس از انتخاب نوع شرکت و مشخص‌کردن شرکا، باید مدارک لازم را فراهم کنید. برای تاسیس و ثبت هر یک از انواع شرکتها نیاز به فراهم‌سازی مدارک جداگانه‌ای دارید. در مقاله‌های پیشین به صورت مفصل به مدارک لازم برای ثبت انواع مختلف شرکتها پرداخته شد. بنابراین مدارک را آماده کنید و وارد مرحله بعد شوید.
مرحله سوم: مراجعه به سامانه ثبت شرکتها
پس از آماده‌سازی مدارک موردنیاز باید با ورود به سامانه‌ی اداره‌ی ثبت شرکتها (به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir) اطلاعات خواسته شده را تکمیل کرده و مدارک موردنیاز را در آن بارگذاری کنید.
1- اولین مرحله برای ثبت شرکت از طریق سامانه تکمیل اطلاعات متقاضی است. برای تکمیل اطلاعات متقاضی باید مراحل زیر را طی کنید:
- وارد کردن شماره ملی برای اشخاص ایرانی و شماره گذرنامه برای اشخاص خارجی
- مشخص‌کردن اینکه آیا شرکت شما یک شعبه‌ی خارجی است یا نمایندگی یک شرکت خارجی
- وارد کردن اطلاعات مربوط به نام متقاضی (نام، نام خانوادگی و...)
- وارد کردن سمت متقاضی (اصیل یا وکیل)
- درج اطلاعات مربوط به امضا‌کننده دفتر (شخصی که اطلاعات شرکت را در اداره ثبت شرکتها تایید می‌کند)
- مشخص‌کردن سمت امضا‌کننده دفتر
2- در مرحله دوم باید 5 اسم انتخابی را برای نام شرکت به ترتیب اولویتی که خودتان در نظر دارید، وارد کنید. با انتخاب نام به شما یک کد رهگیری تعلق می‌گیرد.
برای اینکه به مشکل خاصی نخورید در این مرحله، نامی را انتخاب کنید که:
- خارجی نباشد
- قبلا به ثبت نرسیده باشد
- دارای معنا و مفهوم باشد
- با فرهنگ انقلاب اسلامی مطابقت داشته باشد
شایان ذکر است که نام پیشنهادی برخی از اشخاص حقوقی باید مجوزهای لازم را از مراجع ذیصلاح دریافت کند. این متقاضیان باید قبل از ارائه تقاضانامه ثبت شرکت نسبت به دریافت مجوز اقدام و آن را به مدارک خود ضمیمه کنند.
همانطور که گفته شد نام شرکت نباید قبلا توسط شخص دیگری به ثبت رسیده باشد. برای بررسی وضعیت نام پیشنهادی خود می‌توانید به وبسایت www.ilenc.ir رفته و نام مدنظر خود را جستجو کنید.
3- تعیین موضوع شرکت بر اساس نوع فعالیت و مدت آن
4- درج آدرس مرکز اصلی شرکت با کدپستی و یک تلفن ثابت
5 – تعیین سرمایه شرکت
6 – مشخص‌کردن تعداد و ارزش سهم برای شرکت
7 – انتخاب گزینه وجود یا عدم وجود مجوز برای فعالیت‌هایی که نیاز به مجوز از سازمان خاصی دارند و وارد کردن شماره مجوز و تاریخ آن در صورت نیاز
8 – تکمیل مشخصات اعضای شرکت. مشخصاتی از جمله نام، نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه، شناسه ملی برای اشخاص حقوقی، کد پستی برای افراد حقیقی و شماره ثبت برای افراد حقوقی و...
9 – پر کردن فیلد تاریخ شروع سمت، مدت تصدی، تاریخ پایان اعتبار سمت و مشخص‌کردن وضعیت حق امضا و در انتها کلید ثبت سمت شخص
10 – وارد کردن اطلاعات مربوط به نمایندگان قانونی. اطلاعاتی از قبیل نماینده موردنظر، نوع نمایندگی، مستند نمایندگی، شماره و تاریخ مستند نمایندگی و تاریخ شروع و پایان نمایندگی
11- ثبت اطلاعات مربوط به تاسیس شعبه. در صورتی که شعبه‌ای وجود داشته باشید باید این اطلاعات مانند کد پستی شعبه، شماره تماس واحد ثبتی شعبه و نشانی شعبه را وارد کنید. البته اگر هم هنوز تکلیف نهایی درباره این موضوع مشخص نشده است می‌توانید تا روشن‌شدن تکلیف شعب شرکت، گزینه‌ی مربوط به نداشتن شعب را انتخاب کنید.
12 – تکمیل اطلاعات سال مالی شرکت و اطلاعات روزنامه شرکت
13- وارد کردن اطلاعات متن اظهارنامه، اساسنامه و شرکتنامه
14- انتخاب گزینه‌ی تایید مدارک موردنیاز و پذیرش نهایی و دریافت رسید پذیرش اینترنتی
15- امضای مدارک تایید شده توسط اعضای شرکت
16- در مرحله پایانی نیز سامانه یک شماره ثبت به شما می‌دهد که برای چاپ در روزنامه به آن نیاز خواهد بود.
مرحله چهارم: ارسال مدارک تقاضای ثبت شرکت از طریق پست
پس از پذیرش از طریق سامانه و دریافت تاییدیه مربوطه باید نسخه‌های اصلی صورتجلسات تنظیمی و ضمائم آن‌ها را امضا کرده و از طریق باجه‌های پست به صورت سفارشی به آدرسی که در تاییدیه پذیرش ذکر شده ارسال کنید. بعد از ارسال مدارک، 3 حالت ممکن است برای پرونده شما رخ دهد:
- پرونده رد شود
- اعلام شود که ناقص است و باید تکمیل شود
- تایید شود و آگهی آن نیز صادر شود
مرحله پنجم: حضور در اداره ثبت
در این مرحله باید به صورت حضوری به اداره ثبت مراجعه کنید و درخواست ثبت شرکت را به همراه با دو نسخه از ضمیمه‌ها به متصدی اداره ثبت تحویل دهید. یکی از این نسخه‌ها در پرونده ضبط می‌شود و مندرجات آن را در دفتر مخصوص ثبت شرکتها به ثبت می‌رسد. نسخه دوم را هم متصدی با قید تاریخ و شماره ثبت پس از امضا و مهر، به شما تحویل می‌دهد. طبعا تنها صاحبان امضا مجاز می‌توانند دفتر مخصوص را امضا کنند. ثبت در این دفتر نیز مانند ثبت سند در دفترخانه اسناد رسمی می‌باشد.
مرحله ششم: درج آگهی در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران
صدور آگهی ثبت شرکت در روزنامه‌ی رسمی آخرین اقدام جهت ثبت شرکت به شمار می‌رود. مطابق ماده 197 ق.ت در طی ماه اول تشکیل هر شرکت، خلاصه شرکتنامه و منضمات آن طبق آیین‌نامه وزارت دادگستری اعلان خواهد شد.
سخن آخر
مراحلی که ذکر شد ممکن است کمی طولانی بوده باشد اما فرآیند ثبت شرکت نیز مانند دیگر فرآیندهای اداری در کشور مراحل مخصوص به خود را دارد که باید به ترتیب طی شوند. بنابراین بدون عجله تک تک موارد را انجام دهید تا بتوانید به راحتی شرکت خود را ثبت کنید.
