گفتار چهارم طرز کار هیئت مدیره
تصمیمات مدیران در مورد اداره شرکت باید به صورت دسته جمعی گرفته شود؛ به همین دلیل، باید جلسه ای برای تصمیم گیری تشکیل شود و این کار مستلزم دعوت مدیران است.
الف) دعوت اعضای هیئت مدیره
ترتیب دعوت هیئت مدیره را اساسنامه معین خواهد کرد(قسمت اول ماده 122 لایحه قانونی 1347)، منظور از ترتیب دعوت عمدتاً تعیین مهلت و محل حضور و طرز دعوت است. از نظر اصول کلی، مهلت دعوت باید به گونه ای معین شود که مدیر عملاً آماده حضور باشد. دعوت مدیران یا به صورت شفاهی است یا کتبی؛ ولی، با توجه به اینکه اثبات دعوت شفاهی مشکل، دعوت کتبی مرحج است. محل حضور اعضای هیئت مدیره معمولاً مرکز شرکت است؛ اما اساسنامه می تواند اجازه تشکیل هیئت مدیره را در محلهای دیگر هم بدهد.
دعوت اعضای هیئت مدیره از وظایف رئیس هیئت مدیره و در صورتی که رئیس هیئت مدیره به طور موقت نتواند وظایف خود را انجام دهد از وظایف نایب رئیس هیئت مدیره است(ماده 120 و تبصره 2 ماده 119 لایحه قانونی 1347). هرگاه در اساسنامه پیش بینی شده باشد، باید دستور جلسه نیز در دعوتنامه قید شود، وگرنه تشکیل هیئت مدیره، به دلیل عدم رعایت این شرط باطل نخواهد بود. هرگاه رئیس هیئت مدیره اعضا را برای تشکیل هیئت مدیره دعوت نکند، «عده ای از مدیران که اقلاً یک سوم اعضای هیئت مدیره را تشکیل دهند می توانند، در صورتی که از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیئت مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد با ذکر دستور جلسه هیئت مدیره را دعوت نمایند»(قسمت اخیر ماده 122 لایحه قانونی 1347).
تعداذ جلسات هیئت مدیره با توجه به نع شرکت متفاوت است و ممکن است جلسات متعددی تشکیل شود؛ ولی هیئت مدیره باید دست کم سالی یک بار برای دعوت مجمع عمومی سالانه تشکیل گردد؛ این تکلیف در صورتی وجود دارد که رئیس هیئت مدیره ـ که به تنهایی می تواند مجمع عمومی را دعوت کند(ماده 120لایحه قانونی 1347) ـ به این وظیفه خود عمل نکند، و گرنه طبق قانون تشکیل همین یک جلسه هم لازم نیست، مشروط بر اینکه در اساسنامه تکلیف دیگری مقرر نشده باشد.
ب)تشکیل جلسات
به موجب قسمت اول ماده 121 لایحه قانونی 1347:«برای تشکیل جلسات هیئت مدیره، حضور بیش از نصف اعضای هیئ مدیره لازم است». چون این ماده جنبه آمره دارد، اعضای هیئت مدیره باید شخصاً در این جلسات حاضر شوند. در صورتی که وکیل یا نماینده آنان در جلسات حضور یابند، در احتساب حد نصاب مزبور به حساب نخواهند آمد؛ به عبارت دیگر، با اینکه اعضای هیئت مدیره می توانند با توجه به عدم منع قانون گذار، نماینده خود را به جلسه هیئت مدیره بفرستند، تعداد اعضای هیئت مدیره حاضر باید به میزانی باشد که ماده 121 مقرر کرده است؛ در غیر این صورت، جلسه رسمیت نخواهد داشت. این ترتیب مانع از آن است که بعضی از اعضای هیئت مدیره به بعضی دیگر به گونه ای وکالت در حضور بدهند که حالت جمعی و مشورتی هیئت از بین برود.
اداره جلسات هیئت مدیره با رئیس هیئت مدیره است(ماده 120 لایحه قانونی 1347)؛ ولی در غیاب او، ریاست جلسات با نایب رئیس هیئت مدیره خواهد بود. تصمیمات هیئت مدیره باید به اکثریت آرای حاضران اتخاذ گردد ، مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد(قسمت اخیر ماده 121 لایحه قانونی 1347). مسئله ای که مطرح می شود این است که هرگاه نیمی از اعضای حاضر در جلسه موافق و نیمی دیگر مخالف تصمیم گیری در زمینه خاصی بودند چه باید کرد؟
در حقوق فرانسه، در چنین حالتی رأی رئیس هیئت مدیره کارساز است؛ یعنی در صورت تساوی، تصمیم کسانی اتخاذ خواهد شد که موافق تصمیم رئیس هیئت مدیره باشد(ماده 100 قانون 1966).
«برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورت جلسه ای تنظیم و لااقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در صورت جلسات هیئت مدیره نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می باشند و خلاصه ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات متخذ در جلسه با قید تاریخ در آن ذکر می گردد. هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورت جلسه مخالف باشد نظر او باید در صورت جلسه قید شود»(ماده 123 لایحه قانونی 1347).
ج) ضمانت اجرای عدم رعایت مقررات راجع به دعوت اعضای هیئت مدیره و تشکیل جلسات آن
قاعده کلی مقرر در ماده 270 لایحه قانونی 1347، که بر طبق آن تصمیمات خلاف قانون هر کدام از ارکان شرکت بنا به درخواست هر ذی نفع به حکم دادگاه قابل ابطال است، در مورد تصمیمات هیئت مدیره ای که مقررات راجع به دعوت اعضا و تشکیل جلسات را رعایت نکرده باشد هم صادق است؛ مانند وقتی که در اتخاذ تصمیمی حد نصاب رعایت نشده باشد یا ثابت باشد یکی از مدیران به دلیل ارسال نکردن دعوت نامه در وقت مناسب نتوانسته در جلسه شرکت کند و تصمیمی بدون حضور او اتخاذ شده است.
تصمیمات مدیران در مورد اداره شرکت باید به صورت دسته جمعی گرفته شود؛ به همین دلیل، باید جلسه ای برای تصمیم گیری تشکیل شود و این کار مستلزم دعوت مدیران است.
الف) دعوت اعضای هیئت مدیره
ترتیب دعوت هیئت مدیره را اساسنامه معین خواهد کرد(قسمت اول ماده 122 لایحه قانونی 1347)، منظور از ترتیب دعوت عمدتاً تعیین مهلت و محل حضور و طرز دعوت است. از نظر اصول کلی، مهلت دعوت باید به گونه ای معین شود که مدیر عملاً آماده حضور باشد. دعوت مدیران یا به صورت شفاهی است یا کتبی؛ ولی، با توجه به اینکه اثبات دعوت شفاهی مشکل، دعوت کتبی مرحج است. محل حضور اعضای هیئت مدیره معمولاً مرکز شرکت است؛ اما اساسنامه می تواند اجازه تشکیل هیئت مدیره را در محلهای دیگر هم بدهد.
دعوت اعضای هیئت مدیره از وظایف رئیس هیئت مدیره و در صورتی که رئیس هیئت مدیره به طور موقت نتواند وظایف خود را انجام دهد از وظایف نایب رئیس هیئت مدیره است(ماده 120 و تبصره 2 ماده 119 لایحه قانونی 1347). هرگاه در اساسنامه پیش بینی شده باشد، باید دستور جلسه نیز در دعوتنامه قید شود، وگرنه تشکیل هیئت مدیره، به دلیل عدم رعایت این شرط باطل نخواهد بود. هرگاه رئیس هیئت مدیره اعضا را برای تشکیل هیئت مدیره دعوت نکند، «عده ای از مدیران که اقلاً یک سوم اعضای هیئت مدیره را تشکیل دهند می توانند، در صورتی که از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیئت مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد با ذکر دستور جلسه هیئت مدیره را دعوت نمایند»(قسمت اخیر ماده 122 لایحه قانونی 1347).
تعداذ جلسات هیئت مدیره با توجه به نع شرکت متفاوت است و ممکن است جلسات متعددی تشکیل شود؛ ولی هیئت مدیره باید دست کم سالی یک بار برای دعوت مجمع عمومی سالانه تشکیل گردد؛ این تکلیف در صورتی وجود دارد که رئیس هیئت مدیره ـ که به تنهایی می تواند مجمع عمومی را دعوت کند(ماده 120لایحه قانونی 1347) ـ به این وظیفه خود عمل نکند، و گرنه طبق قانون تشکیل همین یک جلسه هم لازم نیست، مشروط بر اینکه در اساسنامه تکلیف دیگری مقرر نشده باشد.
ب)تشکیل جلسات
به موجب قسمت اول ماده 121 لایحه قانونی 1347:«برای تشکیل جلسات هیئت مدیره، حضور بیش از نصف اعضای هیئ مدیره لازم است». چون این ماده جنبه آمره دارد، اعضای هیئت مدیره باید شخصاً در این جلسات حاضر شوند. در صورتی که وکیل یا نماینده آنان در جلسات حضور یابند، در احتساب حد نصاب مزبور به حساب نخواهند آمد؛ به عبارت دیگر، با اینکه اعضای هیئت مدیره می توانند با توجه به عدم منع قانون گذار، نماینده خود را به جلسه هیئت مدیره بفرستند، تعداد اعضای هیئت مدیره حاضر باید به میزانی باشد که ماده 121 مقرر کرده است؛ در غیر این صورت، جلسه رسمیت نخواهد داشت. این ترتیب مانع از آن است که بعضی از اعضای هیئت مدیره به بعضی دیگر به گونه ای وکالت در حضور بدهند که حالت جمعی و مشورتی هیئت از بین برود.
اداره جلسات هیئت مدیره با رئیس هیئت مدیره است(ماده 120 لایحه قانونی 1347)؛ ولی در غیاب او، ریاست جلسات با نایب رئیس هیئت مدیره خواهد بود. تصمیمات هیئت مدیره باید به اکثریت آرای حاضران اتخاذ گردد ، مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد(قسمت اخیر ماده 121 لایحه قانونی 1347). مسئله ای که مطرح می شود این است که هرگاه نیمی از اعضای حاضر در جلسه موافق و نیمی دیگر مخالف تصمیم گیری در زمینه خاصی بودند چه باید کرد؟
در حقوق فرانسه، در چنین حالتی رأی رئیس هیئت مدیره کارساز است؛ یعنی در صورت تساوی، تصمیم کسانی اتخاذ خواهد شد که موافق تصمیم رئیس هیئت مدیره باشد(ماده 100 قانون 1966).
«برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورت جلسه ای تنظیم و لااقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در صورت جلسات هیئت مدیره نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می باشند و خلاصه ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات متخذ در جلسه با قید تاریخ در آن ذکر می گردد. هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورت جلسه مخالف باشد نظر او باید در صورت جلسه قید شود»(ماده 123 لایحه قانونی 1347).
ج) ضمانت اجرای عدم رعایت مقررات راجع به دعوت اعضای هیئت مدیره و تشکیل جلسات آن
قاعده کلی مقرر در ماده 270 لایحه قانونی 1347، که بر طبق آن تصمیمات خلاف قانون هر کدام از ارکان شرکت بنا به درخواست هر ذی نفع به حکم دادگاه قابل ابطال است، در مورد تصمیمات هیئت مدیره ای که مقررات راجع به دعوت اعضا و تشکیل جلسات را رعایت نکرده باشد هم صادق است؛ مانند وقتی که در اتخاذ تصمیمی حد نصاب رعایت نشده باشد یا ثابت باشد یکی از مدیران به دلیل ارسال نکردن دعوت نامه در وقت مناسب نتوانسته در جلسه شرکت کند و تصمیمی بدون حضور او اتخاذ شده است.
