تغییرات در شرکت ممکن است شامل تغییر نام شرکت، تغییر مدیرعامل، تغییر موضوع فعالیت شرکت و … باشد که هر کدام از این تغییرات باید در اساسنامه اعمال شده و ثبت شوند. معمولاً تغییرات در شرکت سهامی خاص توسط مجمع عمومی فوق‌العاده یا جلسه هیات مدیره تایید می شود و پس از آن به ثبت نهایی می رسد. به هر حال اگر پس از ثبت شرکت یا ثبت برند نیاز به تغییرات باشد، ثبت آنها الزامی می باشد.
در این مطلب قصد داریم مراحل و ضوابط قانونی ثبت تغییرات شرکت را بررسی کنیم. در واقع در قوانین مربوط به ثبت شرکت ها، راهنما‌هایی برای ثبت تغییرات وجود دارند. برای اینکه در این زمینه به مشکل بر نخورید، می توانید از یک کارشناس امور ثبت شرکت ها مشاوره بگیرید. پس از اینکه برای تغییرات، تصمیم نهایی در جلسات رسمی گرفته شد، مصوبه آن برای اداره ثبت شرکت ها ارسال می گردد.
تغییرات در شرکت‌ها
برخی از شرکت‌ها پس از ثبت یا حتی چندین سال فعالیت نیاز به تغییرات پیدا می‌کنند و همان طور که گفتیم این تغییرات شامل تغییر نام، تغییر اعضای هیات مدیره، مدیر عامل، موضوع فعالیت شرکت و … است. هر تغییری که اتفاق بیفتد، باید ابتدا در یک جلسه رسمی به تایید هیات مدیره برسد و سپس در اداره ثبت شرکت‌ها به صورت رسمی ثبت شود. تغییرات شرکت طی یک صورت جلسه که توسط اعضای هیات مدیره امضا شده است به شکل مکتوب به اداره ثبت تحویل داده می‌شود. پس از یک ماه بایستی مراحل ثبت توسط وکیل شرکت یا شرکا پیگیری گردد.
ثبت تغییرات شرکت‌ها
تا اینجا مشخص شد که هر تغییری در شرکت باید ابتدا در یک جلسه رسمی به تایید هیات مدیره برسد و سپس صورت جلسه برای اداره ثبت شرکت ها ارسال شود. توجه داشته باشید که هیچ تغییری نباید به صورت خودسرانه و بدون صورت جلسه معتبر، انجام شود. فرآیند ثبت تغییرات نیز حدود ۱ الی ۲ ماه زمان نیاز دارد.
پس از اینکه تغییرات به تایید هیات مدیره رسیدند بایستی به سامانه ثبت شرکت‌ها مراجعه کنید . معمولاً مبلغی برای هزینه های مورد نیاز ثبت از شما اخذ می شود که باید اصل فیش را نزد خود نگه دارید تا بعداً همراه با مدارک دیگر به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهید. در حال حاضر تمام مراحل ثبت تغییرات در سامانه مذکور انجام می شود و به صورت غیر حضوری است. در این سامانه فرم هایی هستند که باید آنها را تکمیل کنید. در نهایت به شما کد رهگیری نمایش داده می شود لازم است این کد را یادداشت کنید، زیرا مراحل بعدی باید به صورت حضوری در اداره ثبت شرکت ها انجام شود.
سامانه ثبت و تغییرات شرکت ها
سامانه ثبت شرکت ها مستقیماً توسط اداره ثبت شرکت ها نظارت می شود. در این سامانه می توانید تمام درخواست ها برای ثبت شرکت، ثبت برند، تاسیس موسسه، تغییرات شرکت‌ها و … را به راحتی انجام دهید در حالی که در گذشته این سامانه وجود نداشت و تمام پروسه هایی که نام بردیم بسیار وقت گیر بودند و همه می بایست به صورت حضوری انجام می شدند. حالا کافی است به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید و با ارائه صورت جلسه مربوط به تغییرات شرکت، یک درخواست برای ثبت تغییرات تکمیل کنید.
مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت
قبل از اینکه وارد سامانه ثبت شرکت‌ها شوید، مدارک و شرایط زیر را حاضر کنید:
۱. اگر قرار است یک یا چند نفر از اعضای هیات مدیره از شرکت خارج شوند، بایستی کپی و اصل مدارک شناسایی آنها در دسترس باشد.
۲. فرم اطلاعات دقیق همه اعضای شرکت
۳. اساسنامه شرکت قبل و بعد از تغییرات
۴. اعلام تغییرات در روزنامه رسمی و تصویر اصل و کپی آن روزنامه
۵. اگر تغییر شامل انحلال شرکت است بایستی تمام شرکا و اعضا حضور داشته باشند.
پیگیری حضوری برای ثبت تغییرات شرکت
پس از اینکه در سامانه تمام فرم‌ها و مراحل را تکمیل کردید، بایستی مدارک مذکور را به همراه صورت جلسه نهایی تغییرات به آدرس اداره ثبت شرکت ها از طریق اداره پست ارسال کنید. پس از مدتی با یک پیامک به شما اطلاع داده می شود که برای ثبت نهایی در اداره ثبت شرکت‌ها حضور پیدا کنید. در آخرین مرحله هزینه های لازم را در اداره ثبت پرداخت کرده و پس از آن تغییرات شرکت را در یک روزنامه کثیر‌الانتشار چاپ کنید.
خلاصه مراحل ثبت تغییرات شرکت
به عنوان جمع‌بندی و خلاصه مراحل می توانیم بگوییم که مراحل ثبت تغییرات شرکت به ترتیب عبارتند از:
۱. تشکیل جلسه‌ای که در آن تغییرات به تأیید اعضای شرکت برسد.
۲. مراجعه به سامانه ثبت شرکت‌ها و بارگذاری فایل صورت جلسه و مدارک شناسایی
۳. ارسال مدارک و صورتجلسه به اداره ثبت شرکت ها توسط اداره پست
۴. پیگیری حضوری ثبت تغییرات در اداره ثبت شرکت ها و پرداخت هزینه های قانونی
۵. ثبت نهایی در اداره ثبت
۶. پرداخت هزینه به روزنامه رسمی و کثیر‌الانتشار و نشر آگهی مبنی بر تغییرات شرکت
چنانچه انجام امور مربوط به ثبت تغییرات شرکت ها برای شما سردرگم کننده یا وقت گیر است، می توانید از وکیل حقوقی شرکت کمک بگیرید یا از کارشناس امور ثبت شرکت ها بخواهید مراحل دقیق را برای شما شرح دهد تا چنانچه مشکلی غیر قابل پیش‌بینی ایجاد شده است، راه حلی به شما ارائه کند. به هر صورت همیشه دقت داشته باشید که کوچکترین تغییرات در شرکت بایستی در اداره ثبت شرکت ها، مشخص و ثبت شوند.
