ثبت شرکت یکی از اولین مواردی است که بیشتر افراد در ابتدای راه اندازی کسب و کار خود به فکر آن می افتند. اما ممکن است عدم آگاهی از مزایا و معایب ثبت شرکت، روند ثبت شرکت، مدارک لازم و قوانین حاکم بر اداره ثبت شرکتها آنها را در این تصمیم مردد کند. در این مقاله به بررسی بیشتر این موارد و توضیح مراحل ثبت شرکت خواهیم پرداخت.

شرکت چیست؟

اگر بخواهیم در قالب عبارتی ساده به توضیح کلمه شرکت بپردازیم، باید گفت هرگاه افرادی از 2 نفر به بالا اقدام به تشکیل یک مجموعه کرده و در آن فعالیت اقتصادی انجام دهند که در ادامه همکاری بعد از کسر هزینه ها، در سود به دست آمده به نسبت سهم سرمایه گذاری خود شریک باشند، در واقع یک شرکت به وجود آمده است. به همین سبب میتوان گفت بسیاری از افراد که به صورت شراکتی مغازه دارند یا کاسبی میکنند، بی آنکه خود بدانند یک شرکت دارند و طبق قوانین شرکتی آن را اداره میکنند. تنها تفاوت آنها در عدم ثبت رسمی فعالیت اقتصادی شان به صورت شرکت است.

پیش از آنکه در مورد مراحل و راهنمای ثبت شرکت بدانیم بهتر است با تقسیم بندی انواع شرکت ها آشنا شویم. به طور کلی شرکت ها به دو دسته شرکت تجاری و شرکت مدنی تقسیم می شوند:

1. شرکت تجاری

شرکت تجاری که در حیطه قوانین تجارت شکل می گیرد، با هدف کسب سود و تقسیم بین اعضا می باشد. اینگونه شرکت ها بر مبنای فعالیت های تجاری بازرگانی شکل می گیرند و خود به 7 نوع مختلف شناخته می شوند.

• شرکت سهامی (مانند شرکت های سهامی خاص و عام)
• شرکت با مسئولیت محدود
• شرکت تضامنی
• شرکت مختلط غیر سهامی
• شرکت مختلط سهامی
• شرکت نسبی
• شرکت تعاونی تولید و مصرف

2. شرکت های مدنی

شرکت مدنی کاملا متفاوت از شرکت تجاری می باشد و در آن مشارکت در مال مشترک، مورد نظر است که مالکیت سرمایه به شخص حقوقی شرکت منتقل نمی شود و هر شخص به صورت جداگانه مالک سرمایه خود می باشد. شرکت مدنی از قانون مدنی تابعیت دارد و تعریف و اوصاف آن در قانون مدنی آمده است، در حالیکه شرکت تجاری تابع قانون تجارت است. شرکت های مدنی دو نوع قهری و اختیاری دارند. در شرکت قهری مالکیت مشترک یک مال بین چند نفر بر اثر ازدواج یا ارث ایجاد شده است. در شرکت اختیاری افراد به واسطه قرارداد یا عقد شراکت، شریک محسوب می شوند.

ثبت شرکت چه مزایا  و معایبی دارد؟

اولین سوالی که برای افراد ممکن است مطرح باشد اینست که رسمی نبودن یک فعالیت اقتصادی چه مشکلاتی را در پی خواهد داشت؟ در هر شراکتی امکان دارد تقسیم سود بین شرکا به درستی انجام نشود، اما اگر این دو نفر در ابتدای کار شرکتی را ثبت کرده بودند، به دلیل اینکه همه مسائل در زمان ثبت و تنظیم اوراق اداری اساسنامه و شرکت نامه مشخص و ذکر میشود، در هنگام تقسیم سود مشکلی نداشتند و میتوانستند با مدرک از حق خود دفاع کنند.

ثبت شرکت از نظر جلوه حقوقی و رسمی بسیار حائز اهمیت است. اگر شما در روند گسترش کار خود بخواهید با مجموعه ای دولتی یا خصوصی قرارداد منعقد کنید حتما داشتن یک شرکت به ثبت رسیده کارآمد تر خواهد بود. چرا که شرکتها به سادگی با اشخاص حقیقی وارد مذاکرات تجاری نخواهند شد.

اما در ادامه بد نیست به مواردی اشاره کنیم که باعث می شود خیلی ها نسبت به ثبت شرکت خود تمایل زیادی نداشته باشند. یکی از اولین کارها بعد از ثبت شرکت، معرفی شرکت به سازمان امور مالیاتی و دارایی می باشد. در این صورت باید سالانه شرحی از عملکرد خرید و فروش شرکت را به اداره دارایی تحویل دهید و به نسبت سود خالص سالیانه خود درصدی را به عنوان مالیات عملکرد پرداخت کنید.

هزینه ثبت شرکت

باید توجه داشت که در محاسبه و تعیین هزینه ثبت شرکت معیارهای زیادی دخیل هستند، به طور مثال هزینه آگهی روزنامه رسمی برای یک شرکت بزرگ و کوچک کاملا متفاوت خواهد بود. علاوه بر این هزینه هایی مانند وکیل، آگهی های ثبتی، واریزی های قانونی و… به نسبت نوع شرکت، تعداد اعضا و موضوعات شرکا متفاوت و متغیر می باشد. این هزینه ها در روند مراحل ثبت شرکت قابل محاسبه خواهد بود.

راهنمای ثبت شرکت

در حال حاضر برای ثبت شرکت دیگر نیاز نیست مانند گذشته به سازمان ثبت شرکتهای استان خود مراجعه کنید تا پس از تکمیل فرم و مدارک و پرداخت هزینه ثبت شرکت منتظر بمانید مراحل بعدی توسط سازمان ثبت انجام شود. این روزها با امکان ثبت در سامانه ثبت شرکتها به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir  مراحل کمی ساده تر شده است اما هنوز هم پیچیدگی هایی دارد که سبب می شود برخی افراد برای جلوگیری از اتلاف زمان و هزینه این کار را به یک موسسه ثبت معتبر واگذار کنند.

برای ثبت شرکت به صورت آنلاین در سامانه ثبت شرکتها، بعد از ورود به سایت و مراجعه به بخش پذیرش درخواست ثبت شرکت فرمی پیش روی شما قرار میگیرد که باید مرحله به مرحله تکمیل کنید.

1. اطلاعات مربوط به متقاضی
2. پنج نام انتخابی برای شرکت
3. مدت و نوع فعالیت شرکت
4. نشانی مرکز اصلی (آدرس دفتر اصلی شرکت)
5. سرمایه شخص حقوقی(سرمایه شرکت)
6. درج مشخصات کلیه ذینفعان شرکت
7. سهام یا سرمایه اشخاص
8. سمت اشخاص ذینفع در شرکت
9. ارتباط بین افراد شامل نماینده و وکیل
10. ثبت اطلاعات شعب شرکت
11. سمت افراد در شعب
12. تعیین روزنامه کثیرالانتشار جهت درج اگهی شرکت و تعیین سال مالی شرکت
13. مدارک رسمی مانند اظهارنامه، اساسنامه، شرکت نامه و صورتجلسه مجمع موسسین که به صورت نمونه در سایت پیش بینی شده اند.
14. نمایش فهرست مدارک مورد نیاز
15. شخص متقاضی بعد از ثبت مراحل بالا در سامانه یک شماره پیگیری دریافت می کند تا از این طریق پیگیر پاسخ درخواست خود باشد.

ثبت نام شرکت

انتخاب نام مناسب برای شرکت کمی دقت و زمان نیاز دارد چرا که نام شرکت شما باید توسط اداره ثبت شرکت ها تایید شود. روند کار به این شکل است که اداره ثبت شرکت ها نام درخواستی شما را با شرکتهای موجود بررسی میکند تا مشابهت وجود نداشته باشد. در یکی از مراحل ثبت شرکت، شما باید 5 نام را که از نظر تکراری نبودن و نداشتن مشابهت زیاد با شرکتهای ثبت شده موجود بررسی کرده اید به عنوان نام های درخواستی وارد کنید.

با دریافت ابلاغیه تایید نام متقاضی 3 ماه فرصت دارد دریافت مدارک چاپی از سامانه، پس از اخذ مجوزهای لازم، افتتاح حساب و مجوز از طریق بانک، این مدارک را صرفا با پست سفارشی ارسال میکند. همچنین می بایست بارکد پستی و تاریخ ارسال را در سامانه ثبت کند.

بعد از تایید نام شرکت و ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها نوبت به کارشناسی ثبت تاسیس توسط کارشناسان اداره ثبت شرکتها می رسد. این کارشناسی منطبق بر قوانین تجارت و قوانین مرتبط صورت می گیرد. در صورت وجود ایراد از متقاضی خواسته می شود برای دریافت مدارک و اصلاح ایرادات به صورت حضوری مراجعه کند. پس از گذراندن این مرحله از متقاضی برای انجام امور آگهی دعوت میشود.

 

درج آگهی ثبت شرکت

در ادامه متقاضی باید به منظور تعیین حق درج آگهی به نمایندگی روابط عمومی اداره ثبت شرکتها مراجعه کند. اگر کارشناس اداره ثبت شرکت، موضوع شرکت را مستلزم کسب مجوز از مرجعی خاص بداند از مرجع مربوطه استعلام می نماید.  بعد از تعیین حق ثبت و حق درج آگهی، متقاضی باید این مبالغ را به حساب تعیین شده واریز کند و فیش واریز را به واحد حسابداری اداره تحویل دهد. واحد حسابداری این برگه را در ذیل برگه تقاضانامه درج میکند و سپس مدارک را به واحد ثبت تاسیس و تغییرات اداره ثبت شرکتها تحویل می دهد و شرکت ثبت می شود. پس از آن امضایی مبنی بر «برابر بودن ثبت با سند» از وکیل رسمی یا شرکای شرکت اخذ میگردد. از دو نسخه آگهی بعد از امضای رییس شرکت، یک نسخه از تمام مدارک در پرونده شرکت ضبط می شود و نسخه دیگری نیز به منظور نگهداری در شرکت به متقاضی تحویل داده می شود. این سند در واقع سند ثبت شرکت است. انجام این امور توسط وکیل پرونده صورت می گیرد.

در نهایت امر متقاضی یک نسخه از آگهی را به واحد روابط عمومی اداره ثبت شرکتها و نسخه دیگر را به یکی از روزنامه های کثیرالانتشار که از پیش تعیین کرده است، تحویل دهد. طبق قانون تجارت می بایست ظرف مدت یک ماه بعد از تاریخ ثبت شرکت، خلاصه شرکت نامه و منضمات آن توسط اداره ثبت در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران همچنین یکی از جراید کثیرالانتشار مرکز اصلی شرکت با هزینه خود شرکت منتشر شود.

 

در پایان چند تذکر مهم در مورد ثبت شرکت که باید به آن توجه داشته باشید:

1. اظهارنامه ثبت شرکت جزو اوراق بهادار بوده که باید از اداره ثبت شرکت ها دریافت کنید. و برای دریافت این اظهارنامه باید تقاضا نامه ای مبنی بر قصد تاسیس شرکت تنظیم کنید.
2. بر اساس ماده 5 قانون اصلاحی آیین نامه ثبت شرکت ها برای ثبت شرکت نامه رسمی نیاز به مراجعه به دفترخانه اسناد رسمی نیست. در واقع در ثبت شرکت نامه اداره ثبت شرکت ها در تهران و سایر ادارات ثبت شرکتها در شهرستانها، قائم مقام دفاتر ثبت اسناد می باشند.
3. هر شرکت بعد ثبت در اداره ثبت شرکتها دارای نام شرکت، شناسه ملی شرکت و شماره ثبت شرکت می باشد که برای استعلام ثبت شرکت می توانید از طریق داشتن این سه مورد در سامانه بررسی استعلام ثبت شرکتها اقدام کنید.