همان طور که می دانیم، دفاتر تجاری موضوع ماده 6 قانون تجارت عبارتند از : دفتر روزنامه، دفتر کل ، دفتر دارایی و دفتر کپیه .
دفتر روزنامه : " دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و دادوستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند، در آن دفتر ثبت کند". ( ماده 7 ق.ت ) " در این دفتر معاملات و دادوستد های تاجر به ترتیب تاریخ اجرا و روزبه روز ثبت می شود ، هر چند در عمل، اغلب ترتیب و تنظیم این دفاتر با تاخیر انجام می شود ".
دفتر کل : " دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند ". این دفتر امروزه به صورت دفتر انواع حساب ها مرتب می شود؛ یعنی در آن ارقام مندرج در روزنامه طبقه بندی شده و تحت حساب هایی با عناوین خاص ( اشخاص، صندوق، اتبار ، کالا و غیره ) ذکر می شود.
دفتر دارایی : " دفتر دارایی، دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده، در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد" ( ماده 9 ق.ت ) . این دفتر که صورت وضعیت مالی سال گذشته تاجر است، برای تعیین این امر مورد استفاده قرار می گیرد که معلوم شود تاجر، در پایان سال سود داشته است یا زیان. این دفتر، در عمل مورد استفاده تجار نیست و تجار معمولاَ به جای آن از ترازنامه استفاده می کنند و وزارت دارایی نیز ترازنامه را به جای دفتر دارایی می پذیرد. برای شرکت های سهامی، البته تنظیم ترازنامه ضروری است و هیئت مدیره باید به آن مبادرت کند. ( ماده 232 لایحه قانونی 1347).
دفتر کپیه : " دفتر کپیه، دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید. تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند " ( ماده 10 ق.ت و تبصره آن ) . این دفاتر نیز، به ترتیبی که قانون تجارت گفته است، مورد استفاده نیست و موسسات به جای آن از دفتری به نام "دفتر اندیکاتور " استفاده می کنند که در آن نامه ها و مراسلات و ومکاتبات و دورنگارهای خود را تحت عناوین وارده و صادره با ذکر شماره مخصوص قید می کنند ".

• نقش حقوقی دفاتر تجاری :

دفاتر تجاری تاجر از جمله دلایل اثبات ادعاست و می توان به آن ها استناد کرد. استناد به آن ها حسب اینکه دعوی تجاری باشد یا غیرتجاری، فرق می کند :
در دعوای تجاری استناد به دفاتر، حسب اینکه تاجر مدعی است یا مدعی علیه متفاوت است : اگر تاجر مدعی باشد، برای اثبات ادعایش در مقابل مدعی علیه می تواند به دفاتر خود استناد کند اما در مقابل مدعی علیه غیرتاجر از چنین حق و امتیازی برخوردار نیست. استحقاق تاجر به استناد به دفاتر خود در مقابل تاجر دیگر، وقتی است که دفاتر او مطابق مقررات قانون تنظیم شده باشد ( ماده 14 ق. ت و ماده 1297 ق.م ) هر گاه میان دفاتر مدعی و مدعی علیه تاجر اختلاف وجود داشته باشد، عقل سلیم حکم می کند که مندرجات دو دفتر متعارض نادیده گرفته شود و در این صورت ادعای مدعی تاجر در صورتی باید پذیرفته شود که برای اثبات ادعایش دلایل دیگری غیر از مندرجات دفتر خود داشته باشد. به هر حال، دفاتر تجاری تاجر چه صحیحاَ ترتیب داده شده باشند، چه به طور غیرصحیح و چه دعوی تجاری باشد چه غیرتجاری، به زیان او قابل استناد هستند ( م 1300 ق. م ) ؛ علاوه بر این مطابق ماده 210 قانون آیین دادرسی مدنی، اگر یکی از طرفین به دفاتر بازرگانی طرف مقابل استناد کند، صاحب دفتر باید آن را به دادگاه ارائه دهد و در غیر این صورت و مشروط به اینکه تاجر نتواند تلف یا عدم دسترسی به دفاتر خود را اثبات کند، دادگاه می تواند عدم ارائه دفتر را دلیل اثبات اظهار طرف دیگر که به دفاتر تاجر استناد کرده است قرار دهد.

• ضمانت اجراهای عدم نگهداری صحیح دفاتر :

برای نگهداری نکردن صحیح از دفاتر توسط تاجر، دو نوع ضمانت اجرا پیش بینی شده است : ضمانت اجرای کیفری و ضمانت اجرای مدنی .
در ارتباط با ضمانت اجرای کیفری باید گفت : ماده 15 قانون تجارت برای رعایت نکردن مقررات قانونی راجع به نگهداری و تنظیم دفاتر مبلغ دویست تا ده هزار ریال جریمه مقرر کرده که مبلغ مناسبی در زمان تدوین ماده بوده و در حال حاضر نیست.
بند 3 ماده 542 قانون تجارت نیز نداشتن دفتر یا تنظیم ناقص یا بدون ترتیب آن به وسیله تاجر را، اگر همراه با تقلب بوده باشد، مستوجب مجازات مقرر برای ورشکستگی به تقصیر تلقی کرده که شش ماه تا دو سال حبس است . ( ماده 671 قانون مجازات اسلامی )
علاوه بر این ها، اقدام تاجر در تنظیم نادرست دفاتر تجاری اگر متضمن جعل یا استفاده از سند مجعول باشد، مجازات او با توجه به قوانین عمومی راجع به این گونه جرایم معین خواهد شد.
و اما در ارتباط با ضمانت اجرای مدنی، قانون تجارت مقررات خاصی ندارد و از این رو، چنانچه نگهداری نکردن صحیح از دفاتر موجب ضرر به اشخاص ثالث شود، آنان می توانند مطابق قواعد عام راجع به مسئولیت مدنی، جبران خسارت را مطالبه کنند.