درمورد تجار و کسبه، داشتن وسایل خاصی که در موارد اختلاف معرف وضعیت آنها باشد دارای اهمیت است. ازقدیم الایام، دفاتر تجاری بهترین وسیله برای نشان دادن واقعیت روابط تجاری بازرگانان محسوب می شده است.
داشتن دفاتر تجاری مرتب و منظم، دارای آثار زیر می باشد :
ـ اول : نشانگر دارایی های تاجر می باشد و تاجر از ورشکستگی خود آگاه شده و می تواند از آن جلوگیری کند.
ـ دوم : درصورتی که دفاتر مطابق معیارهای قانونی تنظیم شده باشد، قانون به دفاتر تجاری تاجر، به نفع تاجر اعتبار داده است.
ـ سوم : کسانی که با تاجر معاملاتی داشته اند، می توانند برای اثبات ادعای حق خود به دفاتر او استناد کنند.
ـ چهارم : دفاتر تاجر از نظر مالیاتی نیز می تواند ملاک درآمد و در نتیجه مبنای تعیین مالیات بردرآمد قرار گیرد.
• انواع دفاتر تجاری :
طبق ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجر به استثناء کسبه جزء مکلف است دفاتر زیر را داشته باشد :
1ـ دفتر روزنامه :
به موجب ماده ۷ قانون تجارت : دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع با اوراق تجاری از قبیل ( خرید و فروش و ظهر نویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد و مبالغی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن ثبت نماید.
2ـ دفترکل :
دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را شناسایی و جدا نماید و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند؛ ارقامی که در دفتر روزنامه وارد می شود تجزیه و تحت عنوان حساب های مشخصی در دفتر کل وارد می شوند تا تاجر بتواند انواع عملیات را مورد بررسی و مطالعه قرار دهد.
3ـ دفتر دارایی :
براساس ماده ۹ قانون تجارت : دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت کاملی از کلیه دارایی های نقل شده و نقل نشده، دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا ۱۵ فروردین ماه سال بعد انجام پذیرد.
4ـ دفتر کپیه :
طبق ماده ۱۰ قانون تجارت : دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره ( دستور داده شده) خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نمایند؛ و مطابق تبصره ماده مزبور : تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در پوشش مخصوصی نگهداری کند.
• ثبت دفاتر تجاری :
دفاتر تجاری دارای یک سلسله آثار حقوقی مهم هستند، از جمله :
1ـ دفاتر تجاری می توانند اظهار کتبی به ضرر تاجر محسوب شوند.
2ـ تاجر می تواند در شرایطی خاص از مندرجات دفاتر خود به نفع خود و به زیان دیگران استفاده کند.
3ـ دفاتر تاجر ممکن است از نظر ورشکستگی به تقصیر و یا تقلب تاجر مورد استفاده قرار گیرند.
4ـ مندرجات دفاتر تجاری، مبنای میزان درآمد و در نتیجه مالیات قرار می گیرد.
• اعمالی که در دفتر نویسی ممنوع است :
به موجب ماده ۱۹ آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر دفاتر تجاری مصوب ۱۳۶۶، اعمال زیر در دفتر نویسی ممنوع گردیده است :
1ـ قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی و نوشتن بین سطور و حاشیه آنها.
2ـ تراشیدگی و پاک کردن مندرجات دفاتر قانونی.
3ـ محو یا ناپدید کردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر و یا هر گونه وسایل شیمیایی و نظایر آنها.
4ـ جای سفید گذاشتن درهرصفحه بیش از حد معمول در دفاتر قانونی و نیز سفید ماندن تمام یا یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه در زمان عملیات و مسائل دیگری که در آئین نامه تدوین گردیده است.
• درموارد زیر دفاتر رد می شوند و جریمه به دارنده آنها تعلق می گیرد :
1ـ درصورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشند.
2ـ عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی در دفاتر به شرط احراز.
3ـ اولویت ثبت یک یا چند معامله نسبت به تاریخ وقوع آنها.
4ـ ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت درحاشیه.
5ـ ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور.
6ـ تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
7ـ جای سفید گذاشتن بیش از حد درصفحات و سفید ماندن تمام صفحه دفتر روزنامه و دفتر کل به منظور سوء استفاده.
8ـ محو کردن مندرجات دفاتر با مواد شیمیایی، رنگ یا جوهر.
9ـ تاخیر در نوشتن دفتر روزنامه بیش از زمان تعیین شده در آئین نامه.
10ـ استفاده از دفاتر( نانویس سال یا سال های قبل).
11ـ عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده ( هرچند نانویس) و موارد دیگری که در آئین نامه پیش بینی شده است.
⃰ همچنین قانونگذار مقررات زیر را درباره دفاتر تجاری در نظر گرفته است :
1ـ طبق ماده ۱۱ قانون تجارت،کلیه دفاتر تجاری( بجز دفتر کپیه) قبل از نوشتن هرچیزی باید توسط نماینده اداره ثبت امضاء شوند. دفتر کپیه فقط باید دارای شماره ترتیب باشد.
2ـ مطابق ماده ۱۲ قانون تجارت، دفاترتجاری باید دارای شماره و قیطان کشی باشد و درصفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات نوشته شده و با قید تاریخ، امضاء و دو طرف قیطان با مهر سربی وزارت دادگستری منگنه می شود، کلیه اعداد حتی تاریخ با تمام حروف نوشته می شوند.
3ـ با توجه به ماده ۱۳ قانون تجارت، تراشیدن، حک کردن، جای سفید گذاشتن بیش از حد مجاز، ممنوع بوده و تاجر باید تمام دفاتر را تا ۱۰ سال نگه داری کند. در صورت دستکاری دفاتر، اعتبار دفاتر از دست رفته وعلیه خود تاجر قابل استفاده خواهد بود.( به جز دفتر کپیه).
4ـ برپایه ماده ۱۵ قانون تجارت، نداشتن دفاتر تجاری جرم و مجازات آن دویست ریال تا ده هزار ریال جریمه تعیین گردیده است. بعلاوه دلیل بر ورشکستگی به تقلب و یا به تقصیر بوده و تاجر را از حق استفاده از دفاتر خود به نفع خویش محروم می سازد.