دفاتر تجاری عبارت اند از : دفتر روزنامه، دفتر کل ، دفتر دارایی و دفتر کپیه
در ادامه ضمن تشریح راجع به این دفاتر، به طرز نگهداری آن ها می پردازیم .

دفتر روزنامه : " دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و دادوستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند، در آن دفتر ثبت کند". ( ماده 7 ق.ت ) " در این دفتر معاملات و دادوستد های تاجر به ترتیب تاریخ اجرا و روزبه روز ثبت می شود ، هر چند در عمل، اغلب ترتیب و تنظیم این دفاتر با تاخیر انجام می شود ".
دفتر کل : " دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند ". این دفتر امروزه به صورت دفتر انواع حساب ها مرتب می شود؛ یعنی در آن ارقام مندرج در روزنامه طبقه بندی شده و تحت حساب هایی با عناوین خاص ( اشخاص، صندوق، اتبار ، کالا و غیره ) ذکر می شود.
دفتر دارایی : " دفتر دارایی، دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده، در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد" ( ماده 9 ق.ت ) . این دفتر که صورت وضعیت مالی سال گذشته تاجر است، برای تعیین این امر مورد استفاده قرار می گیرد که معلوم شود تاجر، در پایان سال سود داشته است یا زیان. این دفتر، در عمل مورد استفاده تجار نیست و تجار معمولاَ به جای آن از ترازنامه استفاده می کنند و وزارت دارایی نیز ترازنامه را به جای دفتر دارایی می پذیرد. برای شرکت های سهامی، البته تنظیم ترازنامه ضروری است و هیئت مدیره باید به آن مبادرت کند. ( ماده 232 لایحه قانونی 1347).
دفتر کپیه : " دفتر کپیه، دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید. تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند " ( ماده 10 ق.ت و تبصره آن ) . این دفاتر نیز، به ترتیبی که قانون تجارت گفته است، مورد استفاده نیست و موسسات به جای آن از دفتری به نام "دفتر اندیکاتور " استفاده می کنند که در آن نامه ها و مراسلات و ومکاتبات و دورنگارهای خود را تحت عناوین وارده و صادره با ذکر شماره مخصوص قید می کنند ".
دفاتر مزبور منهای دفتر کپیه باید به وسیله نماینده اداره ثبت ( در تهران اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان ها دوایر ثبت شرکت ها ) امضا شود. دفتری که به امضا می رسد، باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و مامور ثبت صفحات آن را بشمارد و در صفحه اول و آخر دفتر ذکر کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی وزارت دادگستری، منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ، با تمام حروف نوشته شود. ( ماده 12 ق. ت ).

• طرز نگهداری دفاتر تجاری

ماده 6 قانون تجارت ، تجار به استثنای کسبه جزء را مکلف به داشتن دفاتر تجاری نموده است. تاجر مکلف است در اجرای مقررات قانون تجارت، دفاتر تجاری تنظیم و نگاهداری کند. نگهداری دفاتر تجاری باید به گونه ای باشد که قانون تجارت مقرر کرده است :
1- دفاتر مزبور منهای دفتر کپیه باید به وسیله نماینده اداره ثبت ( در تهران اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان دوایر ثبت شرکت ها ) امضا شود. دفتری که به امضا می رسد، باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و مامور ثبت صفحات آن را بشمارد و در صفحه اول و آخر دفتر ذکر کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی وزارت دادگستری، منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ، با تمام حروف نوشته شود. ( ماده 12 ق. ت )
2- تاجر در تنظیم دفاتر باید یک سلسسه نکات را رعایت کند : اول اینکه تمام معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور بدون تراشیدن و حک کردن دفتر و جای سفید گذاشتن غیرمعمول در حاشیه یا بین سطر نوشتن قید گردد ( قسمت اول ماده 13 ق. ت ) ؛ دوم اینکه تاجر باید تمام دفاتر را از پایان هر سال دست کم تا ده سال نگاه دارد. این قاعده برای آن وضع شده که تاجر مجبور نباشد برای پاسخ دادن به ادعاهای اشخاص ثالث مبنی بر دفاتر او، تا ابد آن ها را نگهداری کند. مهلت ده سال در واقع همان مهلت ده سال مرور زمان طرح دعوی در زمینه امور منقول بود که پس از آن، به استناد نظر شورای نگهیان، غیرشرعی تلقی و منسوخ گردید.

• ضمانت اجراهای عدم نگهداری صحیح دفاتر

برای نگهداری نکردن صحیح از دفاتر توسط تاجر، دو نوع ضمانت اجرا پیش بینی شده است : ضمانت اجرای کیفری و ضمانت اجرای مدنی.
در ارتباط با ضمانت اجرای کیفری باید گفت : ماده 15 قانون تجارت برای رعایت نکردن مقررات قانونی راجع به نگهداری و تنظیم دفاتر مبلغ دویست تا ده هزار ریال جریمه مقرر کرده که مبلغ مناسبی در زمان تدوین ماده بوده و در حال حاضر نیست.
بند 3 ماده 542 قانون تجارت نیز نداشتن دفتر یا تنظیم ناقص یا بدون ترتیب آن به وسیله تاجر را، اگر همراه با تقلب بوده باشد، مستوجب مجازات مقرر برای ورشکستگی به تقصیر تلقی کرده که شش ماه تا دو سال حبس است. ( ماده 671 قانون مجازات اسلامی ).
علاوه بر این ها اقدام تاجر در تنظیم نادرست دفاتر تجاری اگر متضمن جعل یا استفاده از سند مجعول باشد، مجازات او با توجه به قوانین عمومی راجع به این گونه جرایم معین خواهد شد.
و اما در ارتباط با ضمانت اجرای مدنی، قانون تجارت مقررات خاصی ندارد و از این رو، چنانچه نگهداری نکردن صحیح از دفاتر موجب ضرر به اشخاص ثالث شود، آنان می توانند مطابق قواعد عام راجع به مسئولیت مدنی، جبران خسارت را مطالبه کنند.