دفاتر تجاری، دفاتری هستند که تجار ( به استثنای کسبه جزء ) مکلف به تنظیم و تدوین آن طبق شرایط قانونی و موظف به ضبط معاملات و واردات و صادرات و به طور کلی تمام امور تجاری خود در دفاتر مزبور هستند.

این دفاتر عبارت است از : دفتر روزنامه، دفتر کل ، دفتر دارایی و دفتر کپیه
دفاتر مزبور منهای دفتر کپیه باید به وسیله نماینده اداره ثبت ( در تهران اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان ها دوایر ثبت شرکت ها ) امضا شود. دفتری که به امضا می رسد، باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و مامور ثبت صفحات آن را بشمارد و در صفحه اول و آخر دفتر ذکر کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی وزارت دادگستری، منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ، با تمام حروف نوشته شود. ( ماده 12 ق. ت ).
تمام معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور می بایست بدون تراشیدن و حک کردن دفتر و جای سفید گذاشتن غیرمعمول در حاشیه یا بین سطر نوشین قید گردد ( قسمت اول ماده 13 ق.ت ) ؛همچنین تاجر باید تمام دفاتر را از پایان هر سال دست کم تا ده سال نگه دارد. این قاعده برای آن وضع شده که تاجر مجبور نباشد برای پاسخ دادن به ادعاهای اشخاص ثالث مبتنی بر دفاتر او، تا ابد آن ها را نگهداری کند. مهلت ده سال در واقع همان مهلت ده سال مرور زمان طرح دعوی در زمینه اممور منقول بود که پس از آن، به استناد نطر شورای نگهبان، غیرشرعی تلقی و منسوخ گردید.
در رابطه با معایب نداشتن دفاتر تجاری، نکات ذیل حائز اهمیت است :
1- با توجه به بند 3 ماده 542 ق.ت، تاجری که دفتر نداشته باشد یا دفاتر او ناقص یا بی ترتیب باشد ممکن است ورشکسته به تقصیر شناخته شود. ( از موارد ورشکسته به تقصیر اختیاری می باشد، یعنی صدور حکم ورشکستگی به تقصیر با تشخیص دادگاه است نه تکلیف دادگاه ).
2- اگر در دادگاه به دفتر تجاری تاجر استناد شود، تاجر مکلف است این دفتر را ابراز کند مگر آن که ثابت نماید دفتر تاجر تلف شده یا به آن دسترسی ندارد. در غیر این صورت عدم ابراز دفاتر می تواند از قرائن مثبته بر ضرر تاجر باشد.
3- جزای نقدی مقرر در ماده 15 ق.ت
4- مالیات علی الراس محاسبه می شود یعنی مامور مالیاتی اوضاع و احوال تجارتخانه را مشاهده و با توجه به آن مالیات را محاسبه می کند.
علاوه بر این ها، اقدام تاجر در تنظیم نادرست دفاتر تجاری اگر متضمن جعل یا استفاده از سند مجعول باشد، مجازات او با توجه به قوانین عمومی راجع به این گونه جرایم معین خواهد شد.
نکته : دفاتر روزنامه و کل ملاک محاسبه مالیات می باشند.

• نقش حقوقی دفاتر تجاری

دفاتر تجاری تاجر از جمله دلایل اثبات ادعاست و می توان به آن ها استناد کرد. استناد به آن ها حسب اینکه دعوی تجاری باشد یا غیرتجاری، فرق می کند :
در دعوای تجاری استناد به دفاتر، حسب اینکه تاجر مدعی است یا مدعی علیه متفاوت است. اگر تاجر مدعی باشد، برای اثبات ادعایش در مقابل مدعی علیه می تواند به دفاتر خود استناد کند اما در مقابل مدعی علیه غیرتاجر از چنین حق و امتیازی برخوردار نیست. استحقاق تاجر به استناد به دفاتر خود در مقابل تاجر دیگر، وقتی است که دفاتر او مطابق مقررات قانون تنظیم شده باشد ( ماده 114 ق. ت و ماده 1297 ق. م ) . هر گاه میان دفاتر مدعی و مدعی علیه تاجر اختلاف وجود داشته باشد، عقل سلیم حکم می کند که مندرجات دو دفتر متعارض نادیده گرفته شود و در این صورت ادعای مدعی تاجر در صورتی باید پذیرفته شود که برای اثبات ادعایش دلایل دیگری غیر از مندرجات دفتر خود داشته باشد. به هر حال، دفاتر تجاری تاجر چه صحیحاَ ترتیب داده شده باشند، چه به طور غیرصحیح و چه دعوی تجاری باشد چه غیرتجاری، به زیان او قابل استناد هستند. ( ماده 1300ق. م ) ؛ علاوه بر این ، مطابق ماده 210 قانون آیین دادرسی مدنی، اگر یکی از طرفین به دفاتر بازرگانی طرف مقابل استناد کند، صاحب دفتر باید آن را به دادگاه ارائه دهد و در غیر این صورت و مشروط به اینکه تاجر نتواند تلف یا عدم دسترسی به دفاتر خود را اثبات کند، دادگاه می تواند عدم ارائه دفتر را دلیل اثبات اظهار طرف دیگر که به دفاتر تاجر استناد کرده است قرار دهد.