به موجب ماده 6 قانون تجارت، کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت جهت اظهار هزینه ها و درآمدهای خود نیاز به دفاتر پلمپ دارند. دفاتر پلمپ به صورت دفتر کل و روزنامه می باشند که بر حسب کارکرد 50- 100- 150 برگی می باشند. علت نامگذاری این دفاتر، به نام دفاتر پلمپ به این دلیل است که کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند.
تمامی شرکت ها چنانچه کارکردی داشته باشند جهت مشخص نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل این دفاتر هستند. عدم اخذ، تکمیل و ارائه این دفاتر باعث علی الراس شدن شرکت خواهد شد.

• مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری :

الف : اشخاص حقوقی
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
- کپی آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- اصل یا کپی وکالتنامه و یا معرفی نامه در خصوص اشخاص دولتی
ب: اشخاص حقیقی
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
- کپی کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
- کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی

• شرایط جدید جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری :

به موجب ابلاغیه جدید اداره ثبت جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری، روال اولیه اخذ پلمپ دفاتر به طور ثبت سامانه ای در سایت اداره ثبت شرکت ها می باشد. با ورود به سامانه نامبرده، می بایست فرم اظهارنامه که در سایت است را تکمیل نمود و از آن پرینت گرفت. تمامی مدارک مورد نیاز باید از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردد . ( پس از ارسال و پست مدارک ،  بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه وارد شود) .
در انتها دفاتر پلمپ شده پس از پرداخت هزینه ها در سامانه، از طریق پست پیشتاز برای متقاضی ارسال می گردد.
لازم به ذکر است، به هیچ عنوان آدرس ذکر شده نباید صوری باشد زیرا در زمان ثبت سامانه ای دیگر امکان تغییر آدرس نمی باشد و دفاتر به همان آدرس ارسال خواهد شد.

• چند نکته :

- در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.
- جهت اخذ دفاتر پلمپ شده هر سال باید سال قبل از آن، درواقع پیش از شروع سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده نمود. برای مثال برای اخذ دفاتر پلمپ شده سال 96 تا پایان اسفند سال 95 باید اقدام نمود، مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر؛ پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت می توانند دفاتر جدید اخذ نمایند.
- پرداخت هزینه های پلمپ دفاتر تجاری در سامانه به صورت اینترنتی بعد از تایید کارشناس در اداره ثبت شرکت ها و دریافت پیامک توسط متقاضی و با ورود به بخش " پیگیری درخواست در سامانه " امکان پذیر است.
- پس از ارسال مدارک ، می توانید با مراجعه به پورتال اداره ثبت شرکت ها ( قسمت پلمپ دفاتر ) ، از روند درخواست خود مطلع شوید.

• مواردی که باعث رد دفاتر پلمپ می شود :

موارد رد دفاتر در فصل پنجم آیین نامه تحریر دفاتر قانونی ذکر شده اند که  برخی ازآنها عبارتند از:
- در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
- تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (ارتیکل) بین سطور
- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده
- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی،مگر اینکه حساب های بانکی با صورت حساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد در این صورت موجب رد دفتر نیست.
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانویس)
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه
- عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره می توانید با ما تماس حاصل فرمایید.
همواره آماده پاسخگویی به سوالات ثبتی شما عزیزان هستیم.