تعریف شعبه و نمایندگی شرکت خارجی :

شرکت های خارجی که تمایلی به سرمایه گذاری مستقیم در ایران ندارند و صرفا به منظور فروش محصولات یا بازاریابی محصولات خود در ایران فعالیت دارند معمولاً به تأسیس شعبه یا نمایندگی اقدام می نمایند.
مهم ترین علتی که یک شرکت خارجی به تأسیس شعبه در کشور دیگری اقدام می نماید، بازاریابی است. صادرکنندگان اغلب به این نتیجه می رسند که تجارت از طریق شعب یا شرکت های فرعی بازارهای تازه ای را بر روی محصولات آنان می گشاید و در بر گیرنده عامل رشد قابل توجهی می باشد بنابراین برای تحقق چنین هدفی ممکن است شرکت خارجی به تأسیس شعبه یا شرکت فرعی اقدام نماید.
علاوه بر روش تأسیس شعبه که برای امر بازاریابی و صادرات محصول شرکت خارجی اتخاذ می گردد روش دیگری که برای شرکت های با امکانات محدودتر مورد توجه است انعقاد قراردادهای نمایندگی تجارتی می باشد در این روش که به خصوص به علت عدم امکان فعالیت وسیع در قالب شعبه استفاده می شود شرکت خارجی صادرکننده با انعقاد قراردادی، فروش، توزیع، ارائه خدمات و بازاریابی محصولات خود را از طریق اشخاص مستقر درکشورهای خارجی انجام می دهد که در بیشتر موارد این اختیار به صورت انحصاری اعطا می شود.
طبق موارد ۲ و ۴ آیین نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت های خارجی، که به تصویب هیئت وزیران رسیده است شعبه شرکت خارجی، واحد محلی تابع شرکت اصلی است که مستقیماً موضوع و وظایف شرکت اصلی را درمحل انجام می دهد. فعالیت شعبه درمحل، تحت نام و با مسئولیت شرکت اصلی خواهد بود.
" نماینده شرکت خارجی، شخص حقیقی یا حقوقی است که بر اساس قرارداد نمایندگی، انجام بخشی از موضوع و وظایف شرکت طرف نمایندگی را در محل بر عهده گرفته است. نمایندگی شرکت خارجی، نسبت به فعالیت هایی تحت نمایندگی شرکت طرف نمایندگی در محل انجام می پذیرد، مسئولیت خواهد داشت."
• شرکت هایی که می توانند در ایران شعبه یا نمایندگی داشته باشند :
طبق ماده ۱ آیین نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی، شرکت های خارجی که درکشور محل ثبت خود، شرکت قانونی شناخته می شوند، مشروط به عمل متقابل در کشور متبوع، می توانند برای فعالیت در ایران در زمینه های زیر بر اساس مقررات این آیین نامه و سایر قوانین و مقررات مربوط، نسبت به ثبت شعبه یا نمایندگی خود در ایران اقدام نمایند :
1ـ ارائه خدمات بعد از فروش کالاها یا خدمات شرکت خارجی
۲ـ انجام عملیات اجرایی قراردادهایی که بین اشخاص ایرانی و شرکت خارجی منعقد می شود
۳ـ بررسی و زمینه سازی برای سرمایه گذاری شرکت خارجی در ایران
۴ـ همکاری با شرکت های فنی و مهندسی ایرانی برای انجام کار در کشورهای ثالث
۵ـ افزایش صادرات غیر نفتی جمهوری اسلامی ایران
۶ـ ارائه خدمات فنی و مهندسی و انتقال دانش فنی و فناوری
۷ـ انجام فعالیت هایی که مجوزآن توسط دستگاه های دولتی که به طور قانونی مجاز به صدور مجوز هستند، صادر می گردد. از قبیل ارائه خدمات در زمینه های حمل و نقل، بیمه و بازرسی کالا، بانکی، بازاریابی وغیره.
• مدارک لازم برای ثبت شعبه شرکت های خارجی درایران :
شرکت های خارجی متقاضی ثبت شعبه در ایران بایستی اسناد و مدارک زیر را تهیه و به اداره کل ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری ارائه نمایند:
۱. پرداخت هزینه تعیین نام به حساب سازمان ثبت اسناد و املاک کشورجهت تعیین نام.
۲. تکمیل فرم تعیین نام.
۳. درخواست کتبی شرکت.
۴. تصویر مصدق اساسنامه شرکت، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده درمراجع ذیربط.
۵. آخرین گزارش مالی تأیید شده.
۶. گزارش توجیهی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت های شرکت.
گزارش توجیهی شامل :
الف) اطلاعات مربوط به فعالیت های شرکت
ب) تبیین دلایل و ضرورت ثبت شعبه در ایران
ج) تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه
د) برآورد نیروی انسانی ایرانی وخارجی مورد نیاز
ه) نحوه تأمین منابع وجوه ارزی و ریالی برای اداره امورشعبه
۷. ارائه معرفی نامه از دستگاه دولتی درصورتی که دارای قرارداد با آن دستگاه باشند.
۸. اظهارنامه ثبت شعبه شرکت خارجی
۹. تصدیق ثبت شرکت خارجی
۱0. اختیارنامه نماینده یا نمایندگان شرکت خارجی
۱۱. ارائه تعهدنامه دایربراینکه چنانچه مجوز فعالیت آن ها از سوی مراجع ذیصلاح لغو شود درظرف مدت معینی که توسط اداره ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری ابلاغ می شود نسبت به انحلال شعبه ومعرفی مدیر تصفیه اقدام نمایند.
۱۲. کلیه اسناد شرکت که درکشور خارجی تهیه می گردد پس از تأیید مرجع ذی ربط (نظیر مرجع ثبت شرکت ها) وتأیید وزارت خارجه آن کشور بایستی به تأیید سفارت یا نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در آن کشور برسد و پس از ترجمه رسمی به فارسی و تأیید اداره فنی دادگستری اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شرکت ها ارائه گردد.