به موجب ماده 14 قانون تجارت،دفاتر تجارتی،"در صورتی که مطابق مقررات این قانون مترتب شده باشد بین تجار در امور تجارتی سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت علیه صاحب آن،معتبر خواهد بود.
قانون مدنی،ضمن بیان مقررات مربوط به اسناد،راجع به دفاتر تجارتی چنین می گوید،"دفاتر تجارتی،در موارد دعوی تاجری بر تاجر دیگر،در صورتی که از محاسبات و مطالبات تجارتی حاصل شده باشد،دلیل محسوب می شود مشروط بر این که دفاتر مزبور،مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد.


بنابراین سندیت داشتن و دلیل محسوب شدن دفاتر تجارتی را می توان به شرح زیر خلاصه کرد:
1-دفتر مطابق قانون تجارت مرتب و تنظیم شده باشد.
2-طرفین دعوی تاجر باشند.
3-دعوی راجع به امور تجارتی باشد.
چون دفاتر تجارتی،به طوری که گفته شد سندیت دارند و دلیل محسوب می شوند،برای حفظ اعتبار و مصون داشتن آن ها از تقلب و دست بردن احتمالی،شماره گذاری صفحات و امضاء و پلمپ آن ها لازم شده است.دفاتر تجارتی به استثنای دفتر کپیه،قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شده باشد باید توسط نماینده اداره ثبت،امضاء شود.برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست.ولی باید اوراق آن،دارای شماره ترتیبی باشد.در موقع تجدید سالیانه هر دفتر،مقررات مزبور رعایت خواهد شد.
امضاء و پلمپ دفاتر تجارتی،در تهران توسط نماینده ای که اداره ثبت معین می نماید در اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی و در شهرستان ها به عهده نماینده ای است که اداره ثبت محل معین می کند.
دفتر روزنامه،دفتر کل و دفتر دارایی که برای امضاء به متصدی امضاء،تسلیم می شود باید دارای شماره ترتیبی بوده و قیطان کشیده باشد و متصدی امضاء،مکلف است صفحات دفتر را شمرده در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر،نوشته با قید تاریخ امضاء و دو طرف قیطان را با مهر سربی،که وزارت دادگستری برای این مقصود تهیه می نماید منگنه کند.لازم است که کلیه اعداد حتی تاریخ،با تمام حروف نوشته شود.
نوشتن دفاتر تجارتی:
قانون تجارت مقرراتی را به شرح ذیل برای نوشتن دفاتر تجارتیی مقرر می دارد:
-کلیه معاملات و صادرات و واردات باید به ترتیب تاریخ،در صفحات مخصوصه نوشته شود.
-تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفترنویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است.
مقررات مزبور،همان طور که معلوم است برای جلوگیری از تقلبات احتمالی بعدی و کم و زیان کردن و دست بردن در مندرجات دفاتر تجارتی است و در صورتی که اشتباهی در نوشتن مطالب یا درج ارقام پیش آید،لازم است که در صفحه مشخص از دفتر توضیح داده شده و به آن ارجاع داده شود یا به طرفی که در حسابداری برای بیان رفع اشتباهات معمول است،عمل شود.در هر حال مراعات نکردن مقررات فوق،سندیت دفتر تجارتی را خراب خواهد کرد.دفتری که دارای سندیت نباشد،چنانچه گفتیم ،فقط علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.
مدت نگهداری دفاتر تجارتی:
قانون تجارت،در نگاهداری دفاتر تجارتی مقرر می دارد"تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاه دارد".
بدین ترتیب مدت نگاهداری دفاتر تجارتی با مدت مرور زمان دعاوی راجع به اموال مقرر در ماده 737 قانون آیین دادرسی مدنی،برابر است.وجود قید "لااقل" برای تعیین حد مدتی است که صاحب دفاتر تجارتی پس از ختم هر سالی،مکلف به نگهداری آن ها است.می توان گفت هر گاه دفاتر مزبور بیش از ده سال نیز نگاهداری شوند به عنوان قراین و امارات قابل استناد خواهند بود و نیز سندیت خود را در دعاوی که مرور زمان بیش از ده سال است حفظ خواهند کرد.(منظور از سال در مورد تاجر،سال شمسی و در مورد شرکت تجارتی،سال مالی آن شرکت است).
در مدت ده سال مزبور،"هرگاه بازرگانی که به دفاتر او استناد شده است از ابراز دفاتر خود امتتاع نماید و تلف یا عدم دسترسی به آن را هم نتواند ثابت کند،دادگاه می تواند آن را از ادله مثبته اظهار طرف قرار دهد".
قانون مقرر می دارد که دفاتر شرکت های تجارتی منحله،باید از تاریخ ختم تصفیه،تا ده سال ،محفوظ بماند.در خصوص تاجر نیز می توان گفت که اگر تاجر عملیات تجارتی خود را متوقف کند،باید ده سال بعد از آن دفاتر تجارتی خود را نگاهداری کند.
"ارائه تخصصی خدمات ثبتی در کیا ثبت"
چنانچه سوال و ابهامی داشتید،می توانید از طریق تماس تلفنی مشکل ثبتی خود را با ما مطرح نمایید.همکاران ما در کیا ثبت؛همیشه دغدغه ی جلب رضایت شما عزیزان را داشته اند .

مقالات مرتبط

88882588 021

88888273 021